O Certificado Digital para condomínios é obrigatório desde 2013, isso porque, sem o Certificado Digital não é possível realizar o envio de documentos importantes para Receita Federal, Caixa Econômica, Prefeituras e outros órgãos. Um exemplo são os documentos referentes aos funcionários dos condomínios, que uma vez não enviados, o síndico e o condomínio podem ser penalizados pela Justiça do trabalho com multas e até mesmo sofrerem processos trabalhistas.
Porém, ainda é comum encontrar condomínios em situação irregular e/ou síndicos e administradores de condomínios que não entendem com clareza a importância do Certificado Digital para o seu trabalho.
O condomínio é uma empresa como outra qualquer e por isso, possui processos e rotinas inerentes a uma empresa comum. Assim como em qualquer empresa, o Certificado Digital pode facilitar a rotina e administração do condomínio, digitalizando processos, economizando papel, tempo e dinheiro. Com o Certificado Digital o síndico ou administrador do condomínio consegue resolver assuntos referentes a sua rotina e do condomínio, de forma 100% digital e com validade jurídica.
Onde e para que o Síndico pode usar o seu Certificado Digital?
Conectividade Social: para enviar os dados previdenciários dos funcionários;
Receita Federal: para o envio do Imposto de Renda e outras obrigações fiscais;
Caixa Econômica: realizar transações diversas de forma digital;
Prefeituras: Para acessar serviços do município;
Assinaturas de contratos e outros: Contratos de prestação de serviços, ou de qualquer natureza, podem ser assinados digitalmente, sem a necessidade de um encontro presencial e/ou reconhecimento de firma.
O que é necessário para emitir o Certificado Digital do Síndico?
Antes de falarmos sobre a emissão do Certificado Digital para Síndico, é preciso deixarmos claro que ele é representante do condomínio durante a vigência do “seu mandato”, passado esse período e mediante a eleição de um novo síndico, um novo Certificado Digital deve ser emitido para o novo gestor.
Para emitir o Certificado Digital do Síndico, é necessário ir até uma AR Certifid, ou um AR de sua preferência com a documentação necessária para emissão do Certificado. São esses documentos:
- Cartão de CNPJ do condomínio;
- Convenção do condomínio;
- Instituição do condomínio, disponível por meio do cartório de imóveis;
- Especificação do condomínio – documento referente ao projeto do empreendimento feito pela construtora;
- Ata de eleição registrada e assinada com reconhecimento de firma pelo síndico atual;
- Comprovante de endereço do síndico;
- RG e CPF (ou CNH) do síndico.
É síndico e ficou com dúvida quanto a emissão e utilização do Certificado Digital no seu condomínio? Fale conosco, nós podemos te ajudar.