A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) passou por atualizações importantes em suas regras e layouts, e é crucial que sua empresa esteja em dia para evitar penalidades. A Receita Federal do Brasil (RFB) e as demais entidades fiscalizadoras têm intensificado a exigência de conformidade, tornando a transmissão correta e segura das informações um ponto vital.
O que Mudou na EFD-Reinf?
As mudanças mais recentes na EFD-Reinf visam principalmente aprimorar a qualidade das informações prestadas e a integração com outros sistemas de escrituração, como o eSocial. Entre os destaques das atualizações, temos:
- Novos Eventos: A inclusão de novos eventos ou a reestruturação de eventos existentes para detalhar melhor as informações de retenções.
- Alterações de Layout: Ajustes nos leiautes para recepcionar novas informações, o que exige a atualização do seu sistema de gestão ou folha de pagamento.
- Maior Fiscalização: O cruzamento de dados se torna ainda mais rigoroso, principalmente no que diz respeito às retenções de Imposto de Renda (IRRF) e outras contribuições (PIS, COFINS e CSLL).
Recomendação: Verifique junto ao seu contador ou setor fiscal a versão do leiaute que sua empresa deve utilizar e garanta que seu sistema esteja parametrizado corretamente.
Certificado Digital: A Chave para a Transmissão Segura
A transmissão dos eventos da EFD-Reinf exige o uso obrigatório de um Certificado Digital válido para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica das informações enviadas.
Quais Certificados Digitais são Aceitos?
De acordo com as regras estabelecidas pela Receita Federal, os seguintes tipos de certificados digitais são aceitos para a assinatura e transmissão dos eventos da EFD-Reinf:
- e-CNPJ (A1 ou A3):
- É o certificado digital da própria Pessoa Jurídica (CNPJ). É o tipo mais comum e recomendado, pois identifica legalmente a empresa.
- Pode ser do tipo A1 (armazenado no computador, com validade de 1 ano) ou A3 (armazenado em token ou smart card, com validade de até 5 anos).
- e-CPF (A1 ou A3) de Representante Legal:
- Pode ser utilizado o certificado digital de Pessoa Física (CPF), desde que o titular do certificado esteja devidamente cadastrado como Representante Legal da empresa perante a Receita Federal do Brasil (RFB).
- Certificado de Procuração Eletrônica:
- É possível utilizar o certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF) de um contador ou escritório de contabilidade, desde que a empresa tenha outorgado uma Procuração Eletrônica específica no sistema e-CAC da RFB para o envio da EFD-Reinf.
Não Esqueça:
- O certificado digital deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
- A validade do certificado é crucial. Certificados expirados não permitirão o envio dos arquivos.
- Atenção ao CNPJ: Garanta que o certificado e-CNPJ que está sendo utilizado corresponda exatamente ao CNPJ da matriz ou da filial que está transmitindo as informações.
Próximos Passos para a Sua Empresa
Para garantir a conformidade com as novas regras da EFD-Reinf e manter a regularidade fiscal, sugerimos as seguintes ações imediatas:
- Revisão do Sistema: Confirme com seu fornecedor de software que o sistema está atualizado e em conformidade com o novo leiaute da EFD-Reinf.
- Verificação do Certificado: Confirme a validade e o tipo do certificado digital que será utilizado para a transmissão. Se estiver próximo do vencimento, providencie a renovação.
- Diálogo Constante: Mantenha a comunicação com sua equipe fiscal ou contabilidade para entender o impacto das novas regras no seu dia a dia e nos processos internos de retenção.
Mantenha-se informado e evite multas!
Se precisar de alguma adaptação no tom, na linguagem, ou quiser focar mais em um ponto específico, me avise!